采购工作是EPC项目顺利实施的重要环节之一。在设备材料采购时,要依据招投标法的规定开展各项工作,确保合法合规完成采购任务,在满足EPC总承包合同交货期和技术要求的前提下为项目选定质优价美的设备和材料。

本文依据《中华人民共和国招标投标法实施条例》(以下简称《条例》)结合采购实务,探讨EPC工程承包项目中的设备和材料采购招标文件编制。

对投标单位数量的规定

《条例》第十九条规定“通过资格预审的申请人少于三个的,应当重新招标”,第四十四条规定“投标人少于三个的,不得开标;招标人应当重新招标”,即:投标人至少应为三个,因此对于邀请招标,建议邀请四家或以上投标单位,以免因为有各种原因不能参与竞标的投标人,使应标单位不足三家而导致流标。

国际工程通常邀请招标需要在业主事先批准的短名单内进行,一旦短名单内潜在供货商不能参与竞标而导致邀请单位少于三家,承包商需要向业主提交新的潜在供货商供业主审批同意后方能继续该设备招标工作,对于交货期紧张的设备,将对现场施工进度造成影响。为防止此类现象发生,建议向业主申报潜在供货商短名单时即为每项设备提交四家或以上的供货单位。

投标保证金

投标保证金非必须,但为了使投标人认真严肃对待投标工作,并对所提供的价格和信息负责,通常在招标文件中会规定一定金额的投标保证金或投标保函。

《条例》对投标保证金设定了上限,根据《条例》第二十六条规定,“招标人在招标文件中要求投标人提交投标保证金的,投标保证金不得超过招标项目估算价的2%”。为防止投标人根据投标保证金金额反推标底价,可在标底价2%的基础上适当减少后取整。

此外,根据《条例》第五十七条“招标人最迟应当在书面合同签订后五日内向中标人和未中标的投标人退还投标保证金及银行同期存款利息”,退还保证金的金额中默认包含银行同期存款利息,需特别注意。

在工作实践中偶见已应标的投标人在截标日期临近时通知弃标,不论理由是否充分,这样的结果足以使招标人的招标工作陷于变动之中。

因此,在实际操作中可将投标保证金提交时间设定为略早于投标截止日期,如投标人未在规定时间内提交投标保证金,则招标人应主动联系以确认该投标人是否继续投标,如确定弃标也可立即启动应对措施,避免措手不及。

招标文件组成

根据《中华人民共和国招标投标法》第十九条规定,“招标文件应当包括招标项目的技术要求、对投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款”。通常招标文件分为商务卷和技术卷,其中商务卷可包括以下内容。

一、投标邀请

投标邀请是以信函的形式向投标人简要介绍项目信息及本次招标情况,篇幅1-2页,要素包括EPC工程项目名称、采购方名称、招标方名称(如采购方聘请了招标代理)、采购设备名称、采购范围简述、投标文件编制语言、提交形式和截标时间等,并提供招标方联系人和联系方式,以便投标人进行澄清沟通。

特别需要说明的是,由于此处的采购范围只是概括性描述,为避免与其后出现的详细采购范围不一致,可加入“产品和服务的供货范围详见招标文件各部分界定的内容”。

二、投标人须知

在此章节中通常详细介绍招标标的、招标流程方面的有关规定如招标文件是否收费、标前澄清如何提出、投标保证金提交形式及提交时间、投标文件的提交形式及截标日期、投标文件如何撤回、投标人资格条件、报价要求、评标办法、合同授予的流程等。

1.为防止投标价格等关键信息泄漏,开标工作可安排在截标当天进行。

2.为便于清标,通常要求投标人同时提供可编辑版的投标文件,尤其是报价书。

3.对于投标人的资质要求,应根据项目情况和设备情况设定。例如电站项目的关键设备起重机,其安全可靠性是第一位的,而起重机由于科技含量不高、准入门槛低,导致市场上产品质量良莠不齐,因此对起重机设备厂家资质要求中的公司注册资金可适当提高。

4.对于投标人的业绩,可要求其提供近五年完成的与本合同工程类似的业绩,以及已执行和正在执行的合同情况,藉此来评价该投标人的相关经验,如执行过的合同太少会缺乏经验,如正在执行的合同太多则有可能因当前工作太过饱满,而影响到招标设备的生产交货。

5.对于设备交货期,应在招标文件中明确规定招标人计划的发运批次,不需写明具体设备部件名称,只是简单规定计划发运的批次数以及各批次的计划发运时间。由于交货时间要配合现场施工进度,招标文件中的计划发运时间在实际签约时有可能进行调整。因此,可在招标文件中规定“招标人可根据授标情况调整设备交货进度,投标人不得以此为由改变投标价格”。

三、投标文件及格式

在招标文件中规定投标文件及其格式有助于投标人按照招标人的要求编制投标文件,可以有效提高清标工作效率。投标文件通常分为商务卷和技术卷,可分别装订成册,便于评标商务组和技术组同时审阅投标文件。

投标人按照招标文件要求完成投标文件的程度反映出其对待该投标工作的认真态度,也一定程度上反映了其履约态度和水平,所以在评标过程中可对投标文件响应和满足招标文件要求的程度进行评审。

另外,为避免有些投标人为拿项目盲目应标,故意压低价,技术全盘接受,完全照抄招标文件要求,而非认真阅读了招标文件后根据自身情况编制投标文件,对评标结果造成隐患,可在招标文件中规定“招标人有接受和否决任何或所有投标文件的权利”。

四、合同格式

招标文件中通常提供该设备采购的商务合同模板或主要合同条款,以便投标人在投标报价中充分考虑合同商务条件对价格的影响。对于无法接受的合同条件,投标人可以提出商务偏差。如在评标期间招标人未对投标人就该商务偏差提出澄清要求,在此种情况下投标人中标则视为招标人接受了该商务偏差,反之,如投标人在投标文件中未对商务条款提出偏差,则视为接受招标文件中的合同条件,在之后的合同谈判中不应再对主要商务条款提出异议。

(作者单位:中国机械设备工程股份有限公司)

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